La columna de Francisco J. Guillén

¿Y cómo lo digo…?

Por ejemplo: “Lo siento. Esta vez no me es posible.” Dicho de manera sincera, firme, con simpatía, es aceptado por la mayoría de personas razonables. Si insistieran en el porqué, basta con explicar que no tienes ya huecos en la agenda, que no dispones de tiempo ahora…

Si te resulta incómodo ser tan directo y firme, o quien te pide es alguien insistente, puedes decir: “Déjame pensarlo y te digo algo más tarde”. Esto te da la oportunidad de consultar tu agenda y ser consciente de lo que representa asumir un compromiso más.

También puedes ofrecer una alternativa, si de verdad te interesa verte implicado. Puedes ofrecerte a colaborar sólo en una parte de la actividad que te represente menos compromiso temporal, y eres tu quien establece las condiciones.

En todo caso:
- Muéstrate firme pero cortés. Debe quedar claro que no cambias de posición si se te presiona.
- Si demoras la decisión para pensarlo, no generes excesivas expectativas o se sentirán más decepcionados si finalmente respondes que no.
- Recuerda que el tiempo de que dispones es limitado y que sumir nuevos compromisos limita tu capacidad de hacer otras cosas que pueden tener una mayor prioridad, como tu dedicación a asuntos familiares o a tu propio desarrollo personal, imprescindible para poder darles a los demás un buen servicio.

Lo sé por experiencia propia. Me resulta difícil decir que no, y sé que a muchos otros les pasa lo mismo. Pero no hay más remedio, o de otro modo, si aceptas todas las peticiones que te hagan, tu trabajo o tu negocio serán inmanejables.
Decir que no cuesta porque queremos evitar conflictos. No sabemos qué puede ocurrir si decimos que no a una solicitud. Bien puede ser que nuestro interlocutor se muestre comprensivo, o bien que se irrite profundamente. Y los efectos nos preocupan, dado que puede tratarse de un compañero, un cliente, un empleado, un proveedor, o un amigo.
No podemos aceptar todas las demandas de precio o condiciones especiales que nos demanden los clientes. Ellos deben entender que debes ganar lo suficiente para mantenerte en el mercado, y que acceder a toda reducción de precio que te pidan te llevará a la ruina. Pero aunque lo saben, no cesan de pedir que les dediques más tiempo, que les des más servicio por el mismo precio, que aceptes cobrar más tarde, que no actualices tarifas…
Decir que no a una venta o a un negocio que no es rentable es en sí un “buen negocio”. Evita como sea a esos “clientes estratégicos”. De manera consistente me encuentro con empresas que tienen clientes con los que pierden dinero año tras año, pero que los mantienen en razón de otros beneficios añadidos que, la verdad, nunca han evaluado y que nunca se han materializado.
Empieza a mentalizarte ya para tu próximo no. Haz ver la imposibilidad de conceder lo que te piden. Es en el mejor interés de ambos. A él o a ella le evitas un mal servicio o producto. Tú te ahorras el problema futuro de tu incapacidad para cumplir. Y ambas cosas dejan abierta la posibilidad de una colaboración con éxito en el futuro.

¿Nuevas ideas para aprovechar la jornada? Aquí van unas notas que pueden ayudarte a sentirte mejor al final del día, por haber mejorado tu eficacia y conseguir lo que te habías propuesto.
- Repasa cada día tus objetivos. Esto te ayudará a saber cómo están en relación a su consecución y te ayudará a estar centrado en lo importante. No te llevará más de dos minutos.
- Decide para cada día lo que quieres conseguir. Te estableces unos objetivos de desempeño para cada jornada y al final de la misma evalúas lo que has logrado hacer. Esto ayudará a ver cómo mejoras y a la vez te ayudará a concentrarte en lo que vale la pena.
- Aprende a evitar las interrupciones. “¿Tienes un minuto?” Esta es una pregunta habitual y peligrosa, pues puede dar al traste con tu plan de trabajo. Puedes encontrar la manera de estar disponible para los demás a la vez que trabajar de manera eficiente.
- Si has de tener una cita con gente ocupada, mira de cerrar la primera cita de la mañana. Te aseguras así que serán menores los riesgos de retrasos y de pérdida de tiempo.
- No confíes en exceso en tu memoria. Mejor, no confíes nada en ella y ayúdate de una agenda, de notas, de un programa informático y acostúmbrate a utilizarlo.
- Organiza tus documentos en formato electrónico. Trata de evitar el papel lo más posible. Escanéalos, si es necesario. Podrás acceder a ellos de manera más fácil y rápida. Te podrás ayudar de palabras clave para encontrarlos o de programas de búsqueda en tu ordenador.
- Es obligado descansar y mantenerse en forma para poder ser eficaz.
- No hay que agobiarse por las muchas tareas o compromisos. No es útil y te lleva a la inacción. Sólo hay que ponerse a la tarea.
- Aprende a decir que no. Te mantendrá productivo y reducirás el estrés a que te ves sometido. Dedicaré un artículo específicamente a este asunto.
- Asegura la realización de copias periódicas de tus documentos en el ordenador. Hoy día hay maneras simples de resolver esta obligación.

- Si la llamada es a un teléfono móvil, preguntar antes que nada la conveniencia de mantener la conversación en ese momento.
- Al recibir una llamada, analizar si será breve o por el asunto a tratar podrá alargarse. Si así fuera, es más práctico establecer una hora apropiada para las dos partes para mantener la conversación telefónica sin prisas.
- Se ha de disponer a mano de material para tomar notas y evitar así olvidos o hacer esperar a la otra persona mientras localizas el material adecuado.
- Al hablar por teléfono, hacerlo de pie. Evita que se alargue la llamada y que suenes como excesivamente relajado.
- Al concluir la conversación telefónica, es bueno hacer un resumen de lo tratado y de los compromisos adquiridos para evitar confusiones y confirmar las tareas posteriores a realizar.
- Promover el e-mail para como herramienta de comunicación mejor que la llamada telefónica. Distribuye entre tus contactos la dirección de correo y anima a que la utilicen. De este modo quedarán las llamadas sólo para los temas urgentes y se reducirán las interrupciones.

Aquí recojo algunas ideas que ayudan a hacer un mejor uso del teléfono.
- La mayoría de nosotros llamamos de manera regular a las mismas personas. Es útil mantener una información actualizada de estos contactos, con detalles como la hora más adecuada para hablar con ellos.
- Tratar de programar esos número de uso frecuente de manera que evitemos buscarlos y marcarlos cada vez.
- Al realizar una llamada telefónica es muy útil disponer de una lista de los temas a tratar de manera que se evite el olvido de algunos asuntos y que hagan preciso nuevas llamadas posteriores.
- Si en una llamada telefónica piden que esperes pues la línea de la persona a la que llamas está ocupada, pide que te indiquen una hora adecuada para llamar y así evitas perder tiempo, o deja indicaciones del objeto de la llamada y la manera en que pueden contactar contigo.
- No “perseguir” a la gente que no hemos podido contactar por teléfono. Se les ha de dar un tiempo razonable para que puedan responder a la llamada.
- Programa las llamadas para hacerlas en un período determinado. Es más productivo que tener que parar otras tareas para ir realizando llamadas telefónicas. O bien, aprovecha los tiempos “muertos” que aparecen para realizar esas llamadas menos prioritarias.

- Evita funcionar en modo “multitarea”. Reduce enormemente la eficacia y la calidad del trabajo. Que no nos digan aquello de que “haces tantas cosas que no haces ninguna…”
- Haz uso de la tecnología para obtener ventajas y ahorro de tiempo. Aquellas tareas que puedas realizar a través de Internet te evitarán desplazamientos.
- Una manera más eficaz de gestionar los contactos en la agenda es organizarlos por grupos, categorías o temas, en vez de mantenerlos todos juntos por orden alfabético. Por ejemplo: familia, clientes, proveedores, alumnos, proyectos…
- Trata de apoyarte en compañeros amigos y colaboradores para realizar esas tareas en las que ellos son más expertos que tu.
- Utiliza el software y hardware adecuados para el trabajo que realizas, y no anticuados. Esto ayudará a tu productividad.
- Ayuda mucho disponer de unas plantillas en el ordenador de los documentos que con más frecuencia has de preparar. Esto te ahorrará tiempo y evitará realizar tareas repetitivas.
- La línea que separa un trabajo excelente del perfeccionismo es muy sutil. Hay cosas que están fuera de nuestro control, y el repetir o reintentar determinadas tareas para conseguir la perfección no suele tener sentido y no es más que una pérdida de tiempo. No confundir el buscar la excelencia con el perfeccionismo.
- Trata con cortesía a la secretaria o los ayudantes. Aparte de que es algo debido, influirá en la calidad y rapidez con que realizarán el trabajo que les encargues.

- Cada cierto tiempo revisa tus objetivos y prioridades, mira cómo van, si son las adecuadas, y en caso necesario pasa a redefinirlos e incorporarlos de forma apropiada a tu agenda.
- Si te planteas los objetivos como cosas a realizar en períodos trimestrales o anuales serás menos eficaz que si te los planteas como objetivos diarios o semanales.
- No confundir estar ocupado con trabajar de manera eficaz. Las actividades que realizamos deberían estar orientadas a la consecución de determinados objetivos, responder a intenciones y propósitos claros y no ser el resultado de la improvisación, del capricho o del azar. Concentrarse de manera regular en las prioridades que has fijado en la agenda te permitirá ser mucho más productivo.
- Identifica esos momentos del día aparentemente improductivos y trata de aprovecharlos: p.e. desplazamientos, largas esperas. Suele ocurrir que suman una cantidad de tiempo significativa y pueden ser de mucha utilidad para tareas difíciles de realizar en otros momentos. La tecnología actual puede serte de mucha ayuda ahora. Un reproductor-grabador de mp3 puede servir tanto para escuchar noticias, aprender idiomas, mantenerse al día de temas que te interesan, dictar ideas… Es una inversión excelente. ¿Alguna sugerencia? El iPhone, claro, u otro dispositivo de telefonía móvil con diversas funciones.
- Trata de mantener una lista de tareas sencillas y cortas de realizar para poder completarlas en esos momentos sueltos que se suelen presentar. Por ejemplo enviar correos sencillos o realizar llamadas pendientes para mantener el contacto con los amigos.

Algunas ideas más para la gestión de tu agenda:
- Incluye en la agenda períodos de tiempo dedicados a tareas que contribuyan a que lleves una vida equilibrada: aficiones, deporte, vida espiritual… No puede ser únicamente el trabajo lo que llene tu agenda y tu vida.
- Revisa cada noche los objetivos para el día siguiente te simplificará el trabajo de puesta en marcha por la mañana.
- Hay que dormir lo suficiente y estar descansado para poder rendir a un buen nivel.
- Averigua el momento del día en el que estás más productivo, donde sueles rendir más y mejor. Distribuye entonces las tareas de manera que las más importantes o las que requieran mayor concentración se realicen en esos momentos más favorables.
- Mira de establecer unas rutinas en tu manera de trabajar: Horas en las que comienzas a trabajar, tareas que sueles emprender determinados días a unas horas concretas. Esto te hará mas productivo, incluso en esos días en los que agenda parece imposible de seguir.
- Es obligado disponer de un tiempo en el que no seas molestado o interrumpido salvo en caso de una verdadera urgencia.
- Al cerrar las citas, no te importe establecer unos horarios “atípicos”, como a la hora y 20’ o 40’. Ayuda a mostrar que tienes una agenda apretada y contribuye a que la reunión sea más corta.
- Cierra las citas ahora, en el momento. No digas: “Nos llamamos la semana próxima y quedamos…” Te ahorrarás tiempo y llamadas de teléfono para volver a coincidir.

Una de las actividades en la que nos vemos implicados con más frecuencia es en la de negociación. Me parece que habré de recoger aquí algunos aspectos interesantes que puedan ser útiles para todos. El comentario de hoy es una manera simpática de empezar.

Es importante gestionar profesionalmente una negociación. Especialmente si los objetivos son altos. Este ejemplo pone de manifiesto la importancia de seguir un orden adecuado en pasos a dar en un proceso de negociación:

Padre: “Hijo, quiero que te cases con una chica que te he elegido”
Hijo: “¡Yo elegiré a mi propia esposa!”
Padre: “Pero la chica que te propongo es la hija de Bill Gates”
Hijo: “Bueno…, en ese caso, de acuerdo”

A continuación el Padre se va a ver a Bill Gates
Padre: “Bill, tengo un marido para tu hija”
Bill Gates: “¡Pero mi hija es demasiado joven para casarse!”
Padre: “Pero este joven es vicepresidente del Banco Mundial”
Bill Gates: “¡Ah! En ese caso de acuerdo”

Finalmente, el Padre se va a ver al Presidente del Banco Mundial
Padre: “Tengo que recomendarte a un joven como Vicepresidente”
Presidente: “¡Pero si ya tengo más vicepresidentes de los que necesito!”
Padre: “Pero este joven es el yerno de Bill Gates”
Presidente: “¡Ah! En ese caso de acuerdo”

Me han contado esta historia que me animo a compartir.

Un grupo de empleados de una gran empresa quedaron para cenar juntos en los días previos a la Navidad. La peculiaridad de esta cita fue que todos los asistentes eran chicas, y no porque en la empresa no hubiera varones…

El ambiente de la cena era tan agradable y divertido que no pasó desapercibido entre los otros comensales del restaurante. Algunos incluso se acercaron a preguntar la razón que las había reunido y al saber que se trataba de una cena de empresa quisieron conocer, admirados, el nombre de la misma.

La cosa no quedó aquí. Las participantes en la cena pensaron que lo que había sido una ocasión excepcional para reunirse podría convertirse en algo más estable. Decidieron crear la “Peña Femenina” de la empresa y establecieron un foro en Internet. Surgieron de él iniciativas culturales, deportivas y de ocio que sirvieron para estrechar las relaciones de amistad entre las participantes. Este fenómeno alcanzó pronto gran notoriedad dentro de la empresa y rápidamente llegó a oídos del Director General, quien dio respaldo institucional a las iniciativas de “La Peña” y colaboró en la financiación de sus actividades. Más aún, solicitó la participación del Club en el proceso de cambio estratégico y organizativo de la empresa. Las chicas abrieron un foro específico para recibir propuestas de iniciativas de mejora en aspectos concretos del negocio de la empresa. Poco después se las presentaban al Director General quien formalmente les encargó el estudio de tres iniciativas que consideró prioritarias por su impacto sobre la organización. Al mismo les doy libertad para organizarse como consideraran más oportuno y se comprometió a proporcionarles los recursos necesarios.

En “La Peña” se establecieron tres grupos, uno por iniciativa, a los que se incorporaron distintas personas según su experiencia y conocimiento. Los trabajos en los grupos y su funcionamiento se realizaron de manera autónoma y sin intervención de la estructura organizativa formal de la empresa. En el momento de escribir estas líneas las propuestas presentadas por dos de los grupos ya han sido implantadas, permitiendo la resolución de problemas que llevaban largo sin tiempo si encontrar la solución adecuada. De manera concreta se mejoraron los ámbitos de atención a los clientes y los procesos de selección y pago a proveedores. Las iniciativas han tenido también un impacto económico, que en los tres primeros meses de su implantación se han estimado en 510.000 euros.

Me parece una excelente clase de estrategia…